Gestionnaire Budget - Ressources Humaines avec Encadrement H/F - 03

Le secrétariat de direction est l'interface entre l'équipe de direction et les services internes à l'établissement ainsi que l'ensemble des partenaires institutionnels. Il est chargé de la communication interne et externe de l'établissement, en lien avec la détention, les services administratifs et la DISP. Il traite de l'ensemble des commandes, enquêtes et requêtes transversales en faisant le lien et assurant la coordination avec les directeurs et services concernés. Il suit le courrier interne et externe, rédige les lettres, rapports et tout autre document confié par un membre du comité de direction. Il organise les instances de décision et les revues locales des services ainsi que des événements plus ponctuels. Il est également en charge du suivi des accès à l'établissement.

Le service, compétent pour l'ensemble de l'établissement, est géographiquement situé en zone administrative du quartier maison centrale.

Composition et effectifs du service

1 chef de service 1 gestionnaire- Le secrétaire administratif assiste, dans les tâches administratives quotidiennes, la ou les personnels de direction pour lesquelles il travaille et veille à la bonne transmission des informations relatives aux activités du centre pénitentiaire de Moulins Yzeure

- Il participe à des réunions dont il élabore le compte-rendu (rapport de service hebdomadaire conseil d'évaluation)

- il assure le lien entre les services internes et externes afin que les tâches s'effectuent avec fluidité et dans la continuité

- il effectue le traitement du courrier

- il gère les autorisations d'accès

- il travaille en partenariat avec les autorités administratives et judiciaires ainsi que les autres services publics en relation avec l'établissement

- il gère les astreintes

- il effectue la rédaction de document notes rapport

- il tient les agendas de la ou les personnes pour lesquelles il travaille

- il gère le suivi des convocations à la médecine du travail

- il filtre les appels téléphoniques de la direction, prendre de messages

- il accueille les autorités en visite et les personnels du secrétariat de direction placés sous sa responsabilité.

Nombre d'agents à encadrer

A B C 1 Sans objet

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...):

Informatique : traitement de texte, tableur, téléphone, courriels.

Votre hiérarchie

Attachée responsable des services administratifs et financiers

Vos interlocuteurs métiers

· le Service des Agents Maison Centrale et Maison d'Arrêt

· le Service Formation des Personnels

· l'ensemble des Personnels (notifications, réponses à leur requête)

· l'encadrement en détention

· les services de la DISP de LYON

· le médecin de prévention

· la psychologue du Personnel

· l'assistante sociale

· les intervenants extérieurs

· les autorités judiciaires

· le personnel du secrétariat de direction