Assistant Administratif Pole Communication H/F - 03

Intégré au sein d'une équipe de 6 personnes, rattaché à la responsable du pôle Communication, Presse et Promotion, votre mission sera d'assister l'équipe dans les missions suivantes:

1) Participer à la gestion administrative du service communication
* Contribuer à la mise en place d'événements liés à la communication (salons, VP etc.) en assurant l'organisation matérielle et logistique.
* Gérer au niveau administratif les déplacements, réservations, fournitures et commandes diverses.
* Assurer le suivi des signatures et validations de contrats et conventions relatifs aux partenariats et/ou abonnements
* Réaliser les déclarations semestrielles ou annuelles obligatoires : CFC (veille presse), Citéo (déchets papier), ADAGP (droits sur les oeuvres du Musée)

2) Assurer un suivi rigoureux et régulier du budget du service communication
* Suivre les marchés publics en relation avec le service juridique (transmission des dossiers, réception des candidatures, veille sur les délais, organisation des soutenances, comptes-rendus des soutenances, mise en forme et transmission des rapports d'analyse.)
* Assurer le suivi du budget communication à l'aide du tableau de suivi annuel
* Rapprocher les devis et les factures dans zeendoc ; suivre les validations
* Pointer régulièrement les engagements et dépenses par rapport aux données comptables et financières ; vérifier les imputations
* Alerter le responsable communication en cas de dépassement

3) Assurer le suivi de la photothèque
* Classement et archivage électronique des fonds documentaires/fichiers/photos et vidéos du service

4) Assurer le suivi et l'alimentation de l'intranet, outil de communication interne

Etre référent de l'outil, assurer sa mise à jour par les différents service tout en étant modérateur au besoin

Votre contribution sera essentielle pour faire de chaque visite à l'Abbaye Royale de Fontevraud une expérience inoubliable.

Qualités et compétences recherchées :
Vous disposez d'une première expérience en qualité d'assistant administratif idéalement au sein d'un service communication.
Vous avez une excellente maitrise d'office 365, vous disposez également de solide base en comptabilité.
Vous avez une appétence pour l'art et le patrimoine.
La maitrise de l'anglais serait un plus.
Par ailleurs, votre organisation, votre rigueur, votre réactivité et votre gestion du stress feront la différence.

CONTRAT ET RÉMUNÉRATION

* CDI temps partiel 17.5h semaine
* Rémunération : 1042€ brut mensuel
* Titre restaurant: 8.80€
* prime de fin d'année