Assistant - Assistante de Gestion Administrative - Secrétariat du Maire - Commune d'Yzeure H/F - Communes

Missions principales exercées sous l'autorité du responsable hiérarchique
L'assistant de gestion administrative assure le bon fonctionnement administratif du secrétariat du maire. Il apporte un appui organisationnel, logistique et administratif direct au maire, en garantissant la fluidité des informations, la qualité du suivi des dossiers et la coordination des activités du secrétariat.
Gestion administrative
- Réception, traitement, suivi et classement du courrier (entrant et sortant) en lien avec le directeur général des services
- Gestion des demandes adressées au Maire et aux adjoints
- Rédaction et relecture de courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Préparation et suivi des dossiers du maire (réunions, conseils, rendez-vous)
- Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi
Organisation et coordination
- Gestion de l'agenda du maire
- Organisation des réunions, déplacements et événements du secrétariat
- Coordination des visites de terrain et réunions internes
- Interface avec les services municipaux et les partenaires institutionnels
- Circulation et sécurisation de l'information
- Organisation des astreintes des élus
Accueil et communication
- Accueil physique et téléphonique
- Filtrage et orientation des demandes
- Contribution à l'image professionnelle du secrétariat
- Organisation et accompagnement des déplacements du maire au sein des services municipaux
Suivi des dossiers
- Suivi des décisions et engagements du maire
- Relances et coordination avec les interlocuteurs concernés
- Participation à la préparation des conseils municipaux et commissions
Lien avec le Directeur Général des Services (DGS)
L'assistant de gestion administrative du secrétariat du maire entretient un lien fonctionnel étroit avec le Directeur Général des Services (DGS) et les services de la collectivité.

Personnel encadré : Aucun
Moyens mis à disposition : Matériel et équipement de bureautique
Contraintes de gestion du temps : Limitée
Cycle de travail et horaires : 28 h/semaine
Travail le weekend end : Non
Efforts physiques (nature) : Non
Déplacements (fréquence) : Principalement interne à la commune
Travail sur écran (durée) : Oui
Utilisation du véhicule personnel : Non
Accueil de public : Oui
Régisseur : Non
NBI : Non

Compétences requises
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Excellentes capacités rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales (souhaitée)
Compétences organisationnelles :
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
- Rigueur et fiabilité
- Autonomie et réactivité

Compétences relationnelles :
- Discrétion et confidentialité absolue
- Sens du service public
- Diplomatie et aisance relationnelle
Profil recherché
- Formation en gestion administrative/secrétariat
- Expérience en collectivité ou environnement institutionnel appréciée
- Très bonne expression écrite et orale
Spécificités du poste
- Lien direct avec le maire
- Interface permanente avec la Direction Générale des Services
- Forte exigence de confidentialité et de loyauté institutionnelle

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation